eeedo's blog logo

IT:llä on suuri rooli perehdyttämisprosessissa

desk with ai laptops and computers

Uusien työntekijöiden perehdyttäminen voi olla paljon aikaa vievää, siksi olisi järkevää automatisoida prosessi niiltä osin, kuin se on mahdollista. Usein uuden työntekijän ensimmäisiin päivin sisältyy työntekijän tunnusten ja profiilien perustaminen eri järjestelmiin, käyttöoikeuksien antaminen sekä yhteystietojen jakaminen muiden hallinnollisten prosessien lisäksi.

Valitettavan usein yrityksissä uuden työntekijän käyttäjätunnusten ja profiilien perustaminen vaatii päällekkäistä työtä usealta eri henkilöltä. Esimerkiksi käyttäjätili, yhteystiedot ja käyttöoikeudet voitaisiin syöttää kaikkiin järjestelmiin yhdellä lomakkeella. Tiedot voidaan jakaa esimerkiksi palkanlaskentajärjestelmiin, yrityksen intranettiin sekä Active Directoryyn. Kun uusi työntekijä tulee ensimmäistä kertaa töihin, olisi hänen hyvä päästä heti käsiksi ”oikeisiin” töihin. Sähköpostin, AD- ja intranet tunnusten luomisen odotteleminen harvemmin kuuluu kenenkään työnkuvaan.

Sama pätee myös tilanteeseen, jossa työntekijä lähtee yrityksestä. Mitä käyttöoikeuksia ja lisenssejä kilpailijalle siirtyneellä suunnittelijalla olikaan? Miten voidaan varmistaa, että kaikki ne on peruutettu? Helpoin tapa on hallita käyttöoikeuksia ja lisenssejä yhden yksinkertaisen järjestelmän ja lomakkeen avulla. Usein IT:n, HR:n ja kirjanpidon järjestelmät eivät juurikaan ”keskustele” toisilleen. Tämä voi aiheuttaa turhaa manuaalista työtä sekä epävarmuutta ovatko järjestelmien tiedot ajan tasalla. Myös työntekijän siirtyminen osastolta tai toimipaikalta toiseen voi aiheuttaa harmaita hiuksia IT:lle. Osa käyttöoikeuksista voi pysyä samana, osa taas muuttua.

Esimies voi helposti unohtaa ilmoittaa asiasta oikeille henkilöille, jos prosessi on liian monimutkainen. Uuden työntekijän perustaminen, työsuhteen muutokset ja tunnusten luomiset kannattaakin usein antaa esimiesten hoidettavaksi, jolloin IT:n ja muun hallinnon rooliksi jää tunnusten validointi ja haluttaessa pyyntöjen hyväksyntä.

Anssi Junnonen

Tarvitsetko apua työntekijöiden Active Directory ja muiden tunnusten hallinnointiin?

Pyydä yhteydenottoa

Jätä meille yhteystietosi, niin olemme sinuun pikaisesti yhteydessä.