Kuinka kehittää ketjun viestintää tehokkaasti?

Shopping centre

Jani työskentelee opiskelujensa ohella kaupan kassalla. Silloin tällöin, pääasiassa iltaisin työskentelevän Jani ei vapaa-ajallaan juurikaan mieti työasioita. Tulevat työvuorot hän katsoo taukohuoneen ilmoitustaululta tai tarkistaa myymäläpäälliköltä puhelimitse. Tänään yksin aamuvuorossa työskennellessään Jani törmää kuitenkin uudenlaiseen ongelmaan. Myymäläpäällikkö on unohtanut kertoa Janille uudesta kampanjatuotteesta, josta asiakkaat kyselevät. Asiakkaiden harmistukseksi, luvattu tarjoustuote odottaa kaupan varastossa hyllytystä.

Usein ketjuissa ja franchising-yrityksissä ketjun sisäinen tiedotus hoidetaan perinteiseen tapaan ylhäältä ketjujohdosta alaspäin toimipaikan päälliköiden ja vastaavien kautta yksittäisille työntekijöille. Tietoa jaetaan esimerkiksi printattujen viikkotiedotteiden, infonäyttöjen, sähköpostin ja intranetin välityksellä. Lukuisat viestintäkanavat organisaatiossa eivät välttämättä ole ongelma.

Ongelmia syntyy silloin kun ei voida tietää onko viesti varmasti tavoittanut ne kaikki keille se on tarkoitettu.

Kauppaketju Oy Ab:n työntekijät ovat varsin heterogeeninen ryhmä. Yrityksessä työskentelee eri-ikäisiä miehiä ja naisia, kantasuomalaisia ja maahanmuuttajia. Osa tekee työtä opiskelujen ohessa, toiset täysipäiväisesti. Monet käyttävät älypuhelinta – toisaalta joku tarkastaa sähköpostinsa vain kerran kuukaudessa. Viestinnällisiä haasteita syntyy tilanteissa joissa, koko ketjun toiminnan kannalta tärkeä tieto olisi saatava kaikkien tietoon mahdollisimman nopeasti ja samanaikaisesti. Usein tässä vaiheessa turvaudutaan sähköpostiin, joka on oikein käytettynä tehokas viestintäväline. Kuitenkin tässä kohtaa henkilöt jotka lukevat sähköpostiaan harvoin ovat heikoilla. Yleensä tällaisessa tapauksessa tieto saadaan esimieheltä tai muilta työntekijöiltä. Tällainen tiedonkulku ei kuitenkaan ole kovin nopeaa, saati varmaa. Jokainen ”rikkinäistä puhelinta” lapsena leikkinyt tietää, miten alkuperäinen viesti voi (tahallisesti tai tahattomasti) muuttua matkan varrella.

Toki on mahdollista päättää kouluttaa koko henkilöstö tarkistamaan päivittäin yrityksen sisäiset viestit yhdestä paikasta, mutta takaako viestintäkonsulttien armeijakaan, että näin toimitaan myös kahden kuukauden päästä? Ja jos muutosvastarintaa syntyy, voi se heijastua negatiivisesti yrityksen liiketoimintaan. Esimerkiksi uusi kampanja tai muuttunut ohjeistus voi jäädä huomaamatta.

Haluaistiko kuulla lisää ratkaisuistamme?

Jätät yhteystietosi niin olemme yhteydessä.

On olemassa myös muita keinoja yrityksen sisäisen viestinnän kehittämikseksi. Sen sijaan että keskitetään viestintä johonkin tiettyyn viestintävälineeseen, muutetaan viestintä kohdennetuksi ja annetaan työntekijöiden käyttää heille luonnollista tapaa saada informaatio. Jos joku työntekijä ei juurikaan käytä sähköpostia, voidaan hänelle viestiä esimerkiksi tekstiviesteillä tai verkkopalvelulla. Toinen työntekijä käyttää älypuhelintaan lähes kaikkeen henkilökohtaiseen viestintään, joten mobiilisovellus on luonnollinen tapa lähestyä häntä reaaliaikaisesti.

Moneen eri kanavaan hajautettua viestintää ei ole järkevää toteuttaa ilman apuvälineitä. Viestien lähettäminen yksitellen eri kanaviin vie aikaa, jonka käytät varmasti mieluummin tuottavan työn tekemiseen. On myös tärkeää tietää lukevatko vastaanottajat viestin.

Me eeedolla olemme kehittäneet tähän helppokäyttöisen sovelluksen, jonka avulla työntekijöille voidaan viestiä heille luonnollisimman viestintäkanavan avulla kaksisuuntaisesti. Nykyisten asiakkaittemme kanssa työskennellessämme, olemme havainneet että yksinkertainen tapa kuitata viesti luetuksi on todella tärkeä ominaisuus. Se että sähköpostin tai tekstiviestin lukukuittaus onnistuu viestiin vastaamalla tai siinä olevaa linkkiä klikkaamalla, varmistaa omaisuuden toimivuuden.

Miten teidän organisaatiossanne varmistetaan tärkeiden viestien perillemeno?

Anssi Junnonen

Haluaistiko kuulla lisää ratkaisuistamme?

Jätät yhteystietosi niin olemme yhteydessä.