Viisi vinkkiä päivittäisten työtehtävien hoitamiseen

Jos edellä mainittu kuulosti tutulta niin et ole yksin. Yhdysvaltalaisen konsulttifiman McKinseyn tutkimuksen mukaan 19% työpäivästä kuluu hajallaan olevan tiedon etsimiseen. Monessa yrityksessä suuret projektit ovat yleensä hyvin hallussa, mutta niin sanotut ”miniprojektit” ja pienemmät työtehtävät saattavat jäädä vähemmälle huomiolle. Kokosimme tähän blogitekstiin viisi vinkkiä, joiden olemme huomanneet helpottavan työtehtävien hallinnointia.

1. Jaa tehtävät sopivan kokoisiin osiin

Rakenna talo, päivitä nettisivut

Jos tilaat kymmeneltä rakennusfirmalta talon, saat takuuvarmasti kymmenen erilaista taloa. Jos lopputulos on kymmenen identtistä taloa, suosittelen tarkistamaan mitä maksoit suunnittelusta.

Tämä kärjistetty esimerkki pätee myös pienempiin työsuorituksiin. Jos halutaan päästä johonkin tiettyyn tulokseen, on syytä minimoida tulkinnanvara. Työtehtävien kokonaisuuden kuvaukset on siis hyvä laatia siten että ne ovat tarpeeksi yksityiskohtaisia ja yksiselitteisiä.

Tehtävät on syytä myös pilkkoa tarpeeksi pieniksi kokonaisuuksiksi, jotta on helpompi arvioida niihin tarvittava aika sekä varmistaa että tehtävät tulevat kunnolla tehdyksi. Samalla tehtäviin tarttuminen on nopeaa, eikä vaadi liikaa miettimistä mitä tässä pitäisikään tehdä.

2. Lajittele tehtävät aiheiden mukaan

Mihin kokonaisuuteen tämä tehtävä kuuluu? Mikä tehtävistä on kiireellisin?

Ilman vastausta näihin kysymyksiin on hyvin todennäköistä että, tehtäviä ei tehdä optimaalisessa järjestyksessä. Projektinhallinnasta tuttu kriittinen polku on oiva työkalu myös pienempien työtehtävien priorisoimiseen.

Selkeä kategoriointi ja priorisointi helpottavat hahmottamaan tärkeät tehtävät kiireisenä hetkenä, ja voit keskittyä tehtävien tekemiseen, niiden etsimisen sijaan. Pystyt tekemään saman asian ympäriltä tehtäviä helpommin ja havaitsemaan kohdat, jotka vaativat tekemistä.

3. Määritä tehtävälle vastuuhenkilö

Kuka hoitaisi tän? Miksei tätä(kään) ole tehty?

Paras tapa varmistaa, että jonkin tehtävä jää tekemättä on jättää määrittelemättä kenen vastuulla se on. Oli sitten kyseessä lampun vaihto tai toimiston pelastussuunnitelman päivittäminen, on tehtävä syytä delegoida jollekulle. Tehtävät, joilla ei ole vastuuhenkilöitä, on tapana jäädä tekemättä.

4. Pidä tehtävälistat yhdessä paikassa

Mitä pitikään tehdä? Missä se to-do-lista nyt olikaan?

Hankalia tilanteita syntyy, kun tehtäviä on sekä useammassa muistivihossa, Outlookin tehtävänäkymässä ja vielä tiimin yhteisissä Excel-listoissa.

Jotta tehtävät tulisivat oikeasti hoidettua, pidä kaikki tehtävät yhdessä paikassa. Samoin pidä tehtäviin liittyvä keskustelu sekä tiedostot yhdistettynä tehtäviin. Muutoin tehtäviin liittyvän tiedon etsimiseen menee turhaa aikaa ja pahimmassa tapauksessa tieto hukkuu ja osa tärkeistä tehtävistä jää tekemättä.

5. Aloita päivä tarkastelemalla omaa tehtävälistaasi

Käytä rajattu aika päivästä tehtävälistojesi tarkasteluun ja ota työn alle prioriteetissa tärkeimmät asiat. Ryan Carson antaa Forbesin artikkelissa ohjeeksi käyttää maksimissaan 19 minuuttia oman tehtävälistan järjestämiseen aamulla. Valitse ne tehtävät, jotka haluat priorisoida päivän tavoitteiksi sekä tarkastele mitä tehtäviä tulevalla viikolla pitää tehdä, ja mitkä olisivat joskus tulevaisuudessa tehtäviä. Tarkastele samalla, että et tee turhia tehtäviä.

Kaivataanko organisaatiossanne apua päivittäisten työtehtävien hallintaa?

Ota yhteyttä! Kerromme mielellämme, miten eeedon ketterä tehtävienhallinta voisi tehostaa organisaationne toimintaa.

Anssi Junnonen