Teetkö sinäkin turhaa työtä?

Varmaan jokainen meistä tuntee joskus tekevänsä täysin turhaa työtä. Oli kyse sitten saman tiedon syöttämisestä useisiin eri järjestelmiin, tai kadonneen liitetiedoston etsimisestä sähköpostin syövereistä, voi tähän kulua yli viidennes työajasta. Kun mukaan otetaan vielä tietokoneiden ja ohjelmien virheistä johtuvat ongelmat, voi turhan työn osuus olla vielä suurempi.

Terhi Hautamäki kirjoitti Helsingin Sanomissa (14.6.) mielenkiintoisen artikkelin turhista töistä. Artikkeli keräsi paljon mielenkiintoisia kommentteja koskien töissä käytettäviä tietojärjestelmiä ja ohjelmia. Kommenteissa kritisoitiin etenkin niiden keskeneräisyyttä, liian vähäistä automatisointia, niiden keräämän tiedon vähäistä hyödyntämistä, sekä huonoa käyttöliittymää ja suunnittelua.

Ongelmana nähdään myös tietojärjestelmien käyttöönotto vain hallinnon näkökulmasta. Nimimerkki ”AfrikastaAlunperin” toteaa, että tietojärjestelmien hankinta ja käyttöönotto on suunniteltava koko organisaation ydintoimintaa silmällä pitäen. Hän lisää lopuksi vielä, että tietojärjestelmistä ja digitalisaatiosta täytyy aina saada toiminnallisia hyötyjä, eikä nähdä niitä vain itseisarvoina.

Nimerkki ”Pertsu” kirtisoi konserninjohtoa toiminnanohjausjärjestelmien keräämän tiedon hyödyntämättä jättämisestä. Toinen kommentoija vertaa osuvasti toiminnanohjausjärjetelmien käyttöä järjestelmänohjaustoiminnaksi.

Ongelmat eivät rajoitu vain yksityiselle sektorille, vaan julkinen sektori painii vastaavanlaisten ongelmien kanssa. Nimimerkki ”Mad Programmer” kertoo että, monet tutkimuslaitokset ja korkeakoulut keräävät tietoja pääasiassa ministeriöitä eivätkä itseään varten.

Hyvä ohjelmisto tai pilvipalvelu ei ole koskaan valmis, vaan sitä kehitetään jatkuvasti palautteen ja asiakaskehityksen avulla.

Vaikka harva ohjelmisto päivittyy nykyään ”kerran vuodessa periaatteella”, valitettavan harva ohjelmistokehittäjä hyödyntää palautetta ja asiakaskokemuksia tarpeeksi. Hyvä ohjelmisto tai pilvipalvelu ei ole koskaan valmis, vaan sitä kehitetään jatkuvasti palautteen ja asiakaskehityksen avulla. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että pahasti keskeneräisiä tai puutteellisia ohjelmistoja tulisi tarjota maksaville asiakkaille.

Kuluttajamarkkinoilla ohjelmistot ja internetpalvelut kilpailevat käyttäjistä, eivätkä käyttäjät pysy huonosti suunnitelluissa palveluissa, jos parempi vaihtoehto on saatavilla (poikkeuksena ehkä Craig’s list). Vai käyttäisitkö Facebookin sijaan Myspacea vuodelta 2005? Tosin Myspacen vuoden 2005 käyttöliittymä ja käyttäjäkokemus pesevät monen nykyisin käytössä olevan yritysohjelmiston mennen tullen.

Voisitko kuvitella lähettäväsi sähköpostia vain kommentoidaksesi ystäväsi lomakuvia, tai soittavasi Australialaiselle hipsterikaverillesi kertoaksesi että tykkäät hänen syömästään lounaasta?

Lähes kaikki sosiaaliset mediat toimivat hyvin samanlaisella periaatteella: Sisältö, käyttäjäprofiilit ja jonkinlainen haku. Sosiaalisen some-palveluista tekee suora kaksisuuntainen kommunikaatio, joka mahdollistaa sisällön vaivattoman jakamisen, kommentoimisen ja tykkäämisen. Voisitko kuvitella lähettäväsi sähköpostia vain kommentoidaksesi ystäväsi lomakuvia, tai soittavasi Australialaiselle hipsterikaverillesi, kertoaksesi että tykkäät hänen syömästään lounaasta? – Et varmaankaan.

Valitettavasti työelämässä sähköposti voi olla ainoa vaihtoehto, jos tiedon ja tiedostojen tallentamiseen käytetty järjestelmä ei tue kommentointia. Miten paljon aikaa säästyisi, jos pystyisit kommentoimaan ja keskustelemaan suoraan järjestelmässä? Eräs HS:n jutun kommentoija kertoo työpaikkansa IT-ongelmien johtuvan useimmiten järjestelmien käyttökoulutuksen puutteesta. Mitä jos yrityksessä käytettävä järjestelmä olisikin yhtä helppokäyttöinen kuin Twitter tai Instagram?

Useat nykyisin käytössä olevat intranetpalvelut ovat vanhanaikaisuudessaan erittäin kömpelöitä käyttää. Jos esimerkiksi etsit, miten matkalasku tehdään tai mikä on ajantasainen firman matkustuspolitiikka, voi etsimäsi tieto olla hautautuneena liitetiedostoon jota intranetin hakukone ei osaa skannata.

Jos yrityksessä käytetään huonosti suunniteltuja ohjelmia ja tietojärjestelmiä huonosti soveltuviin käyttötarkoituksiin, voi niiden tuoma lisäarvo hävitä niiden käyttöön hukattuun aikaan.

Oikeanlaisia tietojärjestelmiä oikein käyttämällä organisaatioiden toiminta tehostuu ja turhan työn tekeminen vähentyy. Jos organisaation tieto on kuitenkin hajautettu moneen eri järjestelmään, ei tiedonhaku kaikista samanaikaisesti ole yleensä mahdollista. Tiedon ja tiedostojen etsimisen järjestelmistä ei saisi viedä aikaa oikealta tuottavalta työltä.

Anssi Junnonen